AI Act für KMU: Was 2026 wirklich gilt – und was erst 2027 kommt

Um den EU AI Act – die KI-Verordnung (EU) 2024/1689 – ist eine Beratungsindustrie entstanden, die von der Angst ihrer Kunden lebt. Die Wahrheit für die meisten KMU im DACH-Raum ist unspektakulärer: Zwei Pflichten gelten heute wirklich – die KI-Kompetenzpflicht (seit 02.02.2025) und die Transparenzpflichten (seit 02.08.2026). Die große Hochrisiko-Welle, vor der seit zwei Jahren gewarnt wird, ist per Digital Omnibus auf den 02.12.2027 verschoben. Wer diese drei Daten kennt und danach handelt, ist weiter als die meisten.

Wir setzen KI produktiv im eigenen Betrieb und in Mandaten ein – die Frage „was gilt eigentlich wirklich?” beantworten wir also zuerst für uns selbst. Hier die Antwort, Stand 09/2026.

Was verschoben wurde – und was nicht

Der Digital Omnibus on AI, seit Sommer 2026 in Kraft, hat die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III der KI-Verordnung – darunter ausdrücklich KI im Bereich Beschäftigung und Personalmanagement – vom 02.08.2026 auf den 02.12.2027 verschoben; für Hochrisiko-Systeme nach Anhang I gilt der 02.08.2028. Der Grund ist pragmatisch: Die harmonisierten Normen, an denen sich die Konformitätsbewertung in der Praxis orientieren soll, sind schlicht nicht fertig – ohne sie ist der Nachweis möglich, aber deutlich aufwendiger.

Nicht verschoben wurde alles andere: die verbotenen Praktiken (seit 02.02.2025), die KI-Kompetenzpflicht (seit 02.02.2025, seit Juli 2026 entschärft – dazu gleich), die Pflichten für Anbieter großer KI-Modelle (seit 08/2025) und die Transparenzpflichten (seit 02.08.2026). Wer aus der Verschiebung „der AI Act ist abgesagt” macht, liest ihn so falsch wie die, die 2024 den Weltuntergang ankündigten.

Pflicht 1: KI-Kompetenz (Art. 4) – gilt seit Februar 2025

Wer KI-Systeme betrieblich einsetzt, muss Maßnahmen setzen, die die KI-Kompetenz der eigenen Leute fördern – abgestimmt auf Vorwissen und Einsatzkontext. Seit der Neufassung durch den Digital Omnibus (in Kraft seit 27.07.2026) steht ausdrücklich im Gesetz, dass kein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantiert werden muss. Für ein KMU heißt das nicht Zertifikatslehrgang, sondern: eine dem Einsatz angemessene Einweisung, dokumentiert. Wer im Betrieb mit KI-Werkzeugen arbeitet, sollte wissen, was sie können, was nicht, und welche Daten sie nicht sehen dürfen.

Für KMU, die KI-Systeme lediglich einsetzen und nicht selbst entwickeln oder anbieten, ist das derzeit die wichtigste unmittelbar zu erfüllende Pflicht – bei uns hat das einen halben Tag gekostet, keine Beratungswoche.

Pflicht 2: Transparenz (Art. 50) – gilt seit August 2026

Seit 02.08.2026 gilt: Ein Chatbot muss sich als KI zu erkennen geben, wenn das nicht ohnehin offensichtlich ist. Synthetisch erzeugte Inhalte (Bilder, Audio, Video, Text) müssen maschinenlesbar als solche gekennzeichnet sein – das ist Sache des Anbieters, also des Werkzeugs, nicht des Betriebs, der es nutzt. Nur für diese maschinenlesbare Kennzeichnung gibt es eine Nachfrist: Anbieter von Systemen, die vor dem 02.08.2026 auf dem Markt waren, haben bis 02.12.2026 Zeit. Alle anderen Transparenzpflichten gelten seit August ohne Übergang.

Für die Praxis: Wer einen Kunden-Chatbot betreibt, schreibt es dazu. Wer als Betreiber Deepfakes veröffentlicht – KI-Bilder, -Audio oder -Video, die echte Personen, Orte oder Ereignisse täuschend echt zeigen –, muss das offenlegen; für KI-Texte zu Themen von öffentlichem Interesse gilt Ähnliches, mit Ausnahme bei menschlicher Prüfung und redaktioneller Verantwortung. Nicht jede KI-Berührung löst die Pflicht aus: Ein KI-generiertes Symbolbild, retuschierte Fotos oder KI-unterstützte Texte mit menschlicher Redaktion sind nicht das Ziel dieser Regel. Wer seine KI-Bilder trotzdem ausweist, macht nichts falsch – wir tun es im Impressum.

Was ab Dezember 2027 auf HR-KI zukommt

Ab 02.12.2027 werden KI-Systeme für Recruiting-Entscheidungen, Bewerber-Screening, Beförderungs- und Kündigungsentscheidungen als Hochrisiko-Systeme reguliert – mit Pflichten vor allem für die Anbieter, aber auch für Betreiber: menschliche Aufsicht, Eingabekontrolle, Protokollierung, Information der Beschäftigten.

Die richtige Vorbereitung ist keine Compliance-Akrobatik, sondern eine Inventur: Welche KI-Systeme sind bei uns im Einsatz, wofür, mit welchen Daten? Wer diese Liste führt, erkennt in einer Viertelstunde, ob ihn Anhang III überhaupt betrifft. Die meisten KMU stellen dabei fest: Ihr KI-Einsatz ist reine Assistenz (Texte, Auswertungen, Automatisierung mit menschlicher Freigabe) – und die fällt in der Regel nicht in die Hochrisiko-Kategorien. Maßgeblich ist aber der konkrete Einsatzzweck, nicht das Etikett: Ein System, das Bewerbungen vorsortiert, ist auch als „Assistent” ein Anhang-III-Fall.

Die DSGVO gilt daneben weiter – und ist meist die härtere Hürde

Der AI Act ersetzt die DSGVO nicht. Personenbezogene Daten in einem KI-Werkzeug brauchen dieselbe Grundlage wie in jeder anderen Software: Rechtsgrundlage, Zugriffskontrolle, Löschkonzept und – sobald ein externer Dienstleister die Daten für Sie verarbeitet – ein Auftragsverarbeitungsvertrag. In der Beratungspraxis scheitern KI-Projekte fast nie am AI Act – sie scheitern daran, dass niemand vorher geklärt hat, welche Daten das Werkzeug sehen darf.

Wer es strenger braucht: EU-gehostete Modelle oder ein Open-Weight-Modell im eigenen Betrieb reduzieren die datenschutzrechtlichen Risiken spürbar – sie ersetzen aber keine DSGVO-konforme Verarbeitung: Rechtsgrundlage, Zugriffskontrolle und Löschkonzept braucht es auch dann – und einen Auftragsverarbeitungsvertrag überall dort, wo ein externer Dienstleister die Daten für Sie verarbeitet, beim Hoster etwa; der rein interne Betrieb braucht ihn nicht.

Wie wir es selbst halten

Wir schreiben hier nicht als Zaungäste. In unserem Betrieb bucht eine KI die Belege – mit Leitplanken, die nicht im Prompt stehen, sondern im System: Gebucht wird nur, was ein Mensch freigegeben hat, Beträge über einer festen Grenze gehen nie im Stapel durch, vor jedem Schreibvorgang läuft eine Duplikatprüfung, jede Operation landet in einem lückenlosen Protokoll – und die KI rechnet nicht selbst, Zahlen kommen deterministisch aus den Stammdaten. Genau diese Architektur – menschliche Freigabe, Protokollierung, begrenzte Werkzeuge – ist zugleich das, was AI Act und DSGVO von einem verantwortungsvoll betriebenen System erwarten. Regelkonformität war hier kein Zusatzprojekt, sondern ein Nebeneffekt sauberer Technik. Weitere Beispiele stehen in der Projektgalerie.

Das ist auch unsere Kernthese für jedes KMU: Wer KI-Systeme so baut, dass er ihnen vertrauen kann, hat die Regulierung im Wesentlichen schon erfüllt. Umgekehrt rettet kein Compliance-Ordner ein System, dem man Schreibrechte ohne Kontrolle gegeben hat.

Was ein KMU jetzt konkret tut

1. KI-Inventur anlegen: Welche Systeme, wofür, welche Daten. Eine Seite genügt.
2. KI-Kompetenz fördern: Wer mit KI arbeitet, wird passend eingewiesen – und das wird dokumentiert (Art. 4, gilt seit 02.02.2025, seit 27.07.2026 in der Omnibus-Fassung).
3. Kennzeichnung prüfen: Chatbots seit 02.08.2026 als KI ausweisen, Deepfakes offenlegen; die Nachfrist bis 02.12.2026 gilt nur für die maschinenlesbare Kennzeichnung durch Anbieter älterer Systeme.
4. Anhang-III-Check terminieren: Wer KI in Personalentscheidungen einsetzt oder das plant, klärt bis Mitte 2027, ob die Hochrisiko-Pflichten greifen. Heute ist das keine dringende Pflicht – ab dem 02.12.2027 aber eine, und wer erst dann damit anfängt, kommt zu spät.

In Österreich ist übrigens noch keine nationale Aufsichtsbehörde benannt; Anlaufstelle für Fragen ist die KI-Servicestelle der RTR. Verbindliche Grundlage bleibt der Verordnungstext; einen laufend aktualisierten Überblick führt die WKO.

Der erste Schritt

Wenn Sie aus diesem Artikel eines mitnehmen, dann das: Der AI Act ist für ein KMU im Jahr 2026 kein Compliance-Projekt, sondern ein Nachmittag ehrlicher Inventur – Systeme auflisten, Schulung dokumentieren, Kennzeichnung prüfen. Die eigentliche Arbeit steckt in der Frage dahinter: Sind Ihre KI-Systeme so gebaut, dass Sie ihnen Verantwortung übergeben können – mit Freigaben, Protokoll und klaren Grenzen? Wer diese Frage mit Ja beantworten kann, hat vor keiner der kommenden Fristen etwas zu fürchten. Wer sie nicht beantworten kann, hat kein Regulierungs-, sondern ein Systemproblem – und genau dort setzen wir an. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr KI-Einsatz unter die KI-Verordnung fällt, genügt oft eine kurze Bestandsaufnahme: In einem Gespräch lässt sich meist klären, welche Pflichten tatsächlich bestehen – und welche nicht.

Stand: 09/2026. Fristen und Art.-4-Wortlaut nach Digital Omnibus on AI (VO (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27.07.2026); Rechtstexte jährlich in der Pflege-Liste.